Организация процессов коммуникации
. Менеджер нуждается в информации, которую он хочет получить. Чтобы менеджер знал, в какой информации он нуждается, он должен отчетливо представлять себе каждый вид решения, и у него должна быть адекватная его модель. Эти условия редко бывают выполнены. Предусмотреть можно лишь программируемые решения. Остальные возникают спонтанно и время их наступления предсказать сложно. Поэтому менеджер пытается компенсировать вероятность наступления решения избыточностью информации. При этом наблюдается перегруженность руководства несвоевременной информацией.
Этот тип преграды можно компенсировать делегированием полномочий при условиях:
а) усиления доверия к подчиненным и передачи права действовать от имени руководства;
б) воспитания уверенности в собственных силах у подчиненных, поддержки их стремления к самостоятельной деятельности.
Делегирование полномочий в принятии решений позволяет приблизить руководителя к источникам возникновения ситуаций и сократить путь прохождения информации по иерархии структуры аппарата управления.
. Стоит только обеспечить менеджера нужной ему информацией, и он станет принимать более правильные решения.
Многочисленные примеры свидетельствуют об обратном. Мораль: необходимо установить, насколько хорошо менеджеры могут использовать необходимую информацию. Если они не могут использовать ее должным образом, нужно либо предоставить им правила выбора решений либо обеспечить их системой обратной связи. Как это делать, мы рассмотрим ниже.
. Чем больше связей, тем лучше функционирование.
Это не всегда верно, более того, это заключение редко оправдывается. Множество связей, в которых участвует руководитель, перегружают коммуникационную сеть. Это обусловлено нормой управляемости, превышение которой делает группу неуправляемой.
Преодоление этих преград может идти по пути:
ü упрощения и уменьшения внешних связей;
ü применения управленческих действий, к которым относятся: совещания, короткие встречи с группой, неформальное общение, использование личностных характеристик подчиненных.
Какой источник может обеспечить требуемую информацию?
Это зависит от того, что требуется. Основным источником информации является функция учета, анализа, контроля и планирования. Задачи по этим функциям выполняют конкретные люди, работающие в конкретных подразделениях. Предоставление необходимой информации входит в их полномочия, т. е. является их обязанностью, правом и ответственностью. Полномочия каждого должностного лица должны быть регламентированы должностными инструкциями, составной частью которых является таблица информационных взаимосвязей. Анализ этих данных позволяет упорядочить системы коммуникаций, основанных на документах.
Эффективный обмен с помощью документационных коммуникаций имеет преобладающее значение в деятельности предприятия. Эти процессы можно формально организовывать. Повышению эффективности документационных коммуникаций способствует применение компьютера как средства коммуникации. Исчерпывающий анализ такого рода коммуникаций выходит за рамки данного учебника. Это сфера информационных технологий на основе информационных сетей.
Документационные коммуникации не заменяют межличностные разговоры. Как мы уже говорили, человек даже при эффективной документальной связи использует другие способы общения. Хотя они имеют место в процессе делегирования и распределения полномочий, сущностная сторона их относится к сфере культуры предприятия. Поэтому мы их будем рассматривать с позиций культурной среды предприятия.
Культура предприятия и процесс коммуникаций
Каждое предприятие имеет свою собственную культуру и культуру внешнего окружения, в котором оно работает. Влияние культуры сказывается на стиле повседневной жизни работников предприятия. Одним из важных аспектов культуры предприятия является язык, на котором осуществляются коммуникации. Согласно исследований, значительная часть речевой информации при обмене воспринимается через язык поз и жестов и звучание голоса.
Поскольку коммуникации - это общение двух и более людей, причем один из них отправитель-передатчик информации (говорящий), а другой - получатель (слушающий), то организацию языковой коммуникации следует рассматривать как:
Ø умение передавать информацию с помощью голоса, жестов и поведения;
Ø умение воспринимать информацию с помощью ушей, глаз, молчания, жестов, мимики и др.
Передача информации.
Языковые коммуникации делятся на:
F вертикальные - между руководителем и подчиненным;
F горизонтальные - между руководителями или специалистами одного уровня иерархии, т. е. равноправные.
Вертикальные языковые коммуникации будут определяться: