Организация процессов коммуникации

Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Пример удлинения речи: «Надеемся на то, что Вы в ближайшее время ответите нам .».

Употребление архаизмов (канцелярский язык). Например: «При сем препровождаю .; Сим письмом извещаем .».

Для исключения подобных помех в служебных документах их составителям необходимо пользоваться набором готовых, уже проверенных долголетней практикой конструкций или фраз и словосочетаний.

Для создания организационных коммуникаций необходимо по каждому подразделению определить состав документов по происхождению (внешние, внутренние), а внешние документы разделить на входные и выходные. Особое внимание необходимо обратить на входные и выходные документы, поскольку они обеспечивают коммуникации между разными подразделениями и уровнями.

Коммуникации и делегирование полномочий

Создание коммуникаций в процессе делегирования полномочий включает анализ следующих факторов:

. Психологических, социальных и культурных запросов работников предприятия.

. Природы языка и характера семантических проблем.

. Социальной структуры предприятия.

. Спроектированной системы организационных коммуникаций (оргструктуры управления).

Делегирование полномочий конкретным должностным лицам приводит к адаптации оргструктуры управления к структуре аппарата управления. Это вызвано влиянием первых трех вышеуказанных факторов.

Способы осуществления связей в структуре аппарата управления более сложные, чем в организационных коммуникациях. В процессе распределения и делегирования полномочий имеют место все виды связей: устные, письменные, визуальные, тесты, манеры поведения, а также их всевозможные комбинации.

В структуре аппарата управления существуют как формальные, так и неформальные коммуникации. Они могут осуществляться разными линиями связи: линейными, функциональными и смешанными. Следовательно, по таким каналам могут осуществляться самые разные коммуникационные процессы. Поскольку все связи людей на предприятии организовать невозможно, да, собственно говоря, в этом нет необходимости, то следует ограничить их состав только деловыми общениями.

При создании такой системы коммуникаций необходимо найти ответы на следующие вопросы:

· Кому необходима информация?

· Какая необходима информация, почему?

· Какой источник может обеспечить необходимую информацию? Кому необходима информация?

Работники аппарата управления осуществляют процессы решения задач, результаты которых направлены на разрешение различных проблем или ситуаций, возникающих в деятельности предприятия. Для этого им нужна определенная информация. Состав потребителей и соответственно источников информации разнообразен. К ним можно отнести:

ü менеджеров, принимающих решения;

ü менеджеров, подготавливающих варианты решений и осуществляющих их реализацию;

ü менеджеров, контролирующих, информирующих и инструктирующих подчиненных;

ü других работников предприятия;

ü внешних пользователей информацией, которые по своему статусу прямо или косвенно заинтересованы в получении информации о деятельности предприятия.

Одни используют входную и выдают выходную информацию. Другие используют выходную, внешнюю информацию и в то же время являются источниками входной информации для аппарата управления предприятия.

Группировка пользователей информацией может быть проведена на основе данных об анализе ключевых видов деятельности, ключевых результатов, вклада в достижение целей, решений, принимаемых менеджерами предприятия. Такой анализ позволяет разделить весь аппарат управления по потребностям в информации.

Какая информация необходима?

Содержательная часть информации, степень ее детализации и способов представления будет зависеть от группы пользователей. Так, внешние пользователи ориентируются на информацию финансового и статистического учетов. Внутренние пользователи наряду с данными этих видов учета широко используют информацию управленческого, оперативно-технического и текущего учета. Кроме того, состав информации зависит от уровня должностной иерархии и вида ответственности. К примеру, директору предприятия нужны не только учетные данные, а результаты синтетического анализа.

Рис. 3. Структура аппарата управления и коммуникаций

Состав информации по группам пользователей можно получить на основе анализа данных организационных коммуникаций.

Существует несколько общих ошибочных предположений относительно необходимой информации.

. Менеджеры остро нуждаются в большом объеме существенной информации. Если следовать данному утверждению при создании коммуникационных систем, то менеджеру придется столкнуться с большим количеством информации, которая ему не всегда полезна. Для осуществления коммуникаций ему нужно будет фильтровать весь поток информации. Ему нужно будет тратить массу времени, отделяя существенное от несущественного, и выискивать суть в существенных документах. Избыточность информации является серьезным барьером на пути коммуникаций. Такие преграды можно преодолеть регулированием информационных потоков между различными уровнями управления.

Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 6 7


Меню