Организация процессов коммуникации
На предприятии связь между людьми приобретает многие формы. Изучение связей между людьми отличается сложностью. Установлено, что человек в своей деятельности может использовать следующие способы связи:
а) устные сообщения;
б) письменные;
в) визуальные;
г) жесты и манеру поведения.
Эти способы связи могут использоваться как отдельно друг от друга (например, получение документа и его чтение), так и в совокупности. Например, сотрудник предприятия, получая документ, может уточнять отдельные показатели в устной форме и при этом выражать свое отношение жестами и манерой поведения.
Поэтому при организации процессов коммуникации необходимо устанавливать приоритетный способ общения. Дополнительные способы связи, несмотря на то, что они могут улучшать или ухудшать коммуникационный процесс, должны рассматриваться лишь как факторы, влияющие на приоритетный способ.
Эффективная система коммуникации на предприятии создается тремя источниками:
. Организационной структурой управления;
. Распределением и делегированием полномочий в рамках структуры аппарата управления;
. Культурной средой, доминирующей на предприятии.
Коммуникации и организационная структура управления
Если рассматривать ОСУ как систему распределения штатных задач управления между иерархическими уровнями и подразделениями, то связи между задачами представляют собой формальные коммуникации. При этом следует иметь в виду интегральную природу информационных потоков в ОСУ. В таком виде каждое подразделение превращается в пункт принятия решений.
Организационная структура управления создает только формальные каналы коммуникаций;
Способы передачи информации могут быть только письменные и визуальные. Письменные способы представлены документами, содержащими необходимую для решения задач управления информацию. Визуальные способы возможны, если ОСУ дополняются техническими средствами формирования, передачи и восприятия информации.
При таких допущениях процесс создания организационных коммуникаций сводится к установлению способов связи, т. е. определению состава задач и подразделений, к которым они приписаны, решение которых базируется на документальной или визуальной информации.
Подавляющая часть информации, используемой в системе управления, предприятием учитывается. Для этого работники аппарата управления решают комплекс задач функции учета. Это обязательная функция, поскольку в современных условиях получать, сохранять и передавать информацию можно только после ее учета (фиксирования). В большинстве случаев материальным носителем учетной информации является документ. Документ (в переводе с латинского языка «способ доказательства») - это форма фиксации (бумага, магнитный диск и др.) информации о фактах, ситуациях, явлениях объективной действительности и творческой деятельности человека.
В управленческой деятельности используются в основном текстовые документы. Использование современных персональных компьютеров и электронной почты позволяет применять и машинные документы. Такие документы, оформленные в соответствии с установленными правилами, составляют управленческую документацию.
Управленческая документация является основой организационной коммуникации. Управленческая документация классифицируется по следующим признакам:
. По специализации:
· общие;
· административные;
· специализированные (финансовые, коммерческие и др.).
. По назначению:
· организационные;
· распорядительные;
· информационные;
· коллегиальных органов.
. По происхождению:
· внутренние;
· высшие.
. По направлению:
· входные;
· выходные.
. По источникам возникновения:
· первичные;
· вторичные.
. По форме:
· стандартные;
· индивидуальные.
. По технике изготовления:
· рукописные;
· созданные механическим способом;
· электронные.
. По времени использования:
· общие бессрочные;
· срочные;
· очень срочные.
. По срокам хранения:
· постоянного хранения;
· длительного хранения (более 10 лет);
· временного хранения (до 10 лет).
Организация коммуникаций с помощью документов заключается в создании условий, которые обеспечивают поиск, передачу, использование и хранение документов. Эта сфера деятельности называется делопроизводством.
Для создания эффективной системы документопотоков важно знать источники помех и коммуникационных барьеров.
Несмотря на проведенную унификацию служебных документов, в практике их составления допускается масса ошибок. Это является следствием допускаемых всевозможных помех. Все помехи можно подразделить на следующие виды: технические, структурные, грамматические, семантические, синтаксические, стилистические.