Понятие электронного документооборота, его преимущества перед традиционным
Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.
Преимущество СЭД №10: защита документов от повреждений
Использование СЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств.
К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.
Преимущество СЭД №12: повышение корпоративного сознания
Одним из неожиданных результатов от внедрения системы электронного документооборота можно назвать повышение корпоративного сознания.
Каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды, четко понимая общие цели и задачи.
Эффект от использования систем электронного документооборота очевиден:
· прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами: затрат на копирование, на доставку информации в бумажном виде, на ресурсы (людей и оборудование), на бумагу);
· эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
· сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
· полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.
Ну а главным результатом автоматизации документооборота считается, безусловно, наведение порядка в работе с документами, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом.