Понятие электронного документооборота, его преимущества перед традиционным
взаимодействие персонала и внешних пользователей с системой документооборота предприятия или организации, основанное на веб-технологиях. Речь идет о важном интерфейсном компоненте современной системы электронного документооборота - так называемом документальном портале;
обеспечение безопасности, гарантирующей подлинность электронного документа и его защиту от несанкционированного доступа (например, средства электронно-цифровой подписи и шифрования на основе криптоалгоритмов).
Электронный документооборот может включать следующие стадии:
• формирование пакета документов;
• отправка пакета электронных документов;
• доставка пакета электронных документов;
• проверка целостности, подлинности и формата электронного документа;
• подтверждение получения пакета электронных документов;
• ведение архива электронных документов
О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к системам электронного документооборота говорят уже давно, но какие же действительные преимущества дает внедрение электронного документооборота?
Преимущество СЭД №1: повышение производительности компании
На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК организации.
Преимущество СЭД №2: мгновенный доступ к актуальной информации
К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.
Преимущество СЭД №3: уменьшение ошибок типа "человеческий фактор"
Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.
Преимущество СЭД №4: уменьшение материальных издержек
Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.
Преимущество СЭД №5: улучшение взаимодействия
Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.
Преимущество СЭД №6: коллективная работа с документами
Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.
Преимущество СЭД №7: сокращение потребности в дополнительном персонале
Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала, достаточно с помощью системы эффективного управления автоматизировать работу уже существующего коллектива.
Преимущество СЭД №8: снижение расходов на хранение документов