Понятие электронного документооборота, его преимущества перед традиционным
Следует отметить, что у ЭЦП есть и другие преимущества перед собственноручной подписью. Например, в подписанном бумажном документе можно произвести изменения: впечатать абзац в свободное место или изменить сумму по договору, а в заверенном ЭЦП электронном документе изменить хотя бы один символ невозможно. Такое свойство позволяет говорить, что ЭЦП подтверждает целостность электронного документа раз и навсегда.
Одним из чисто технических факторов, которые сдерживают распространение СЭД, является несовершенство механизмов, однозначно идентифицирующих документы. Если на листе бумаги под текстом человек собственноручно ставит свою подпись, это автоматически означает полную ответственность данного лица за написанное выше. Под электронным документом поставить «личную подпись» в традиционном понимании невозможно - требуется мощный и надежный механизм идентификации, в качестве которого сегодня выступает цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для его однозначной идентификации на предмет принадлежности определенному лицу и защиты от подделки. Проверить подлинность подписи любого человека под любым электронным документом очень просто - открывается подписанный электронный документ, нажимается соответствующая кнопка и автоматически происходит проверка.
Цифровая подпись абсолютно идентична обычной подписи даже на законодательном уровне и позволяет исключить вероятность подделки как самой подписи, так и подписанных документов, а это уже весьма серьезно. По своей природе цифровая подпись практически не подвержена процедурам дешифрации с последующим взломом, по крайней мере на сегодня не существует достаточных вычислительных мощностей, позволяющих за приемлемое время «взломать» цифровую подпись методом перебора - другие методы здесь нереализуемы.
Что касается функциональности, то традиционные функции отечественного делопроизводства и документооборота известны: они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив. Но по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций. К наиболее важным из них относятся:
поддержка работы с файлами электронных документов, обеспечение их создания и редактирования, сканирования и печати, приема и отправки, хранения и поиска;
распространение технологий документооборота, отработанных для проходящих через канцелярию или секретариат организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и т. п.), на более широкий круг документов (в идеале - на все документы организации). Для этого система должна обладать возможностью создания специфического набора реквизитов для документов каждого вида (например, договоры должны содержать информацию о контрагентах, этапах и т. д.);
разработка и реализация технологий в масштабе организации, связанных с коллективной работой по созданию и реализации документов в рамках компьютерных сетей. Традиционно регламентированные технологии делопроизводства, как правило, не распространялись на процесс подготовки документа и работу с его проектами;
создание «единого офиса». Традиционный документооборот локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. В результате практически исключается возможность создания единого документального пространства и сквозного контроля за прохождением и исполнением документов как внутри одной распределенной организации, так и между различными организациями. Огромный управленческий эффект - в самой ближайшей перспективе - сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую с точки зрения документооборота можно рассматривать как один единый офис;