Понятие электронного документа, его особенности
· Необходима защита носителя от несанкционированного доступа;
· Электронные документы требуют специфических правил описания, а создание сопроводительной документации к ним увеличивает объём документов.
Электронные и бумажные документы имеют свои преимущества и недостатки, связанные с носителем. Рассмотрим их более подробно.
Время транспортировки документа
Несомненно, электронные документы имеют здесь неоспоримое преимущество, т.к. электронные каналы связи позволяют передавать сообщения за секунды.
Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию)
При отсутствии оптимальной системы классификации документов и информации эта задача может оказаться достаточно трудоёмкой для бумажных документов.
Для электронных же документов эта задача максимально упрощается и сокращается по времени благодаря использованию ссылок, позволяющих найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам.
Требования к оформлению документов
Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Иногда возможно некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа.
А требования к оформлению электронных документов ещё не стандартизированы. Но эти требования могут быть более жесткими, чем для бумажных документов, т.к. при передаче информации по каналам связи при наличии различных систем и программно-технических средств передача может не состоятся либо информация не будет доступной для восприятия человеком.
Придание документу юридической силы
Для бумажных документов решены практически все вопросы, связанные с приданием им юридической силы.
Для электронных документов особое значение имеет Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», обеспечивающий правовые условия использования ЭЦП:
срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП;
подтверждение подлинности ЭЦП;
использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое значение.
При соблюдении данных условий ЭЦП признаётся равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Вместе с тем реализация этого закона предполагает издание соответствующих подзаконных актов, создание специальных удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей ЭЦП.
Удобство восприятия информации
Это качество в большей мере выражено у бумажных документов.
По восприятию электронные документы сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его файл «прокручивается» перед глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем при чтении с листа бумаги.
Возможность работать с несколькими документами одновременно
При работе с документами и печатными изданиями, сопоставляя информацию из них, нередко обнаруживаются особенности и детали, ускользающие от восприятия при поочерёдном просмотре документов.
«Многооконная» работа с файлами также даёт возможность одновременно работать с несколькими документами, но при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие носит преимущественно логический характер, и не всегда возникает целостный взгляд на документ.