Понятие электронного документа, его особенности

В современном обществе, где преобладают компьютерная техника и информационные технологии, большое значение имеют электронные документы.

С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной базы данных.

Кроме того, как мне кажется, электронный документ имеет значительное преимущество по сравнению с бумажным - возможность вносить изменения в текст документа без лишних затрат бумаги. А ведь раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений.

Но для того чтобы понять, что представляет из себя электронный документ, нужно, в первую очередь, определиться с самим понятием «документ».

К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, архивоведения и библиотековедения нет единства в понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда определений, закреплённых в законодательных актах и ГОСТах.

Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения; архивоведение и источниковедение рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

Процесс выработки опти­мального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, отражается в отечест­венных Государственных стандартах терминов и определений.

В первом Государственном стандарте такого рода документ определялся как «средство за­крепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт, в котором было записано, что «документ - материальный объект с информацией, закреплённой создан­ным человеком способом для её передачи во времени и про­странстве».

Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному официальному толкованию: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»

Существует также широкая трактовка понятия «документ»: объект взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды.

Но в Национальном стандарте РФ появляется ещё одна трактовка понятия «документ»: зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Причем для понятия «документ» используется термин record, что в переводе означает «запись».

Сопоставив и осмыслив различные понятия, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: документ - это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме соз­данным человеком способом для её передачи в пространстве и времени.

Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 6


Меню