Понятие электронного документа, его особенности
В случае с электронным документом нужно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и средств её аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу). Иногда предлагают сохранять соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами) или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии. Также возникают проблемы сохранности ЭЦП и срока действия сертификата подписи. Также для обеспечения сохранности и повышения устойчивости компьютерной системы можно выполнять резервное копирование информации.
Сфера применения (бытовая) документов
Бумажные документы применяются повсеместно.
Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. Сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащённости, накопления опыта и создания нормативной базы.
Можно сделать вывод, что электронные документы хоть и имеют существенные преимущества по сравнению с бумажными (быстрая передача документа, отсутствие бумажной «волокиты», быстрый поиск документа в базе), они также обладают существенными недостатками - проблемы придания юридической силы документу и необходимость защиты от несанкционированного доступа к документам.
Придание юридической значимости, относящееся к использованию традиционных бумажных документов, представляет собой основное препятствие развитию использования электронного документа.
документооборот электронный документ архивоведение