Время в управлении
Что же мешает компаниям и отдельным работникам правильно обходиться с течением времени? Среди основных пожирателей времени, или хронофагов, выделяют следующие (первые две причины безоговорочные лидеры этого антирейтинга среди работников российских компаний):
отвлечение: телефонные звонки, посетители, новые задачи;
выполнение одновременно нескольких дел;
отсутствие четких целей;
неэффективное планирование;
неумение делегировать полномочия;
неумения говорить «нет»;
проблемы с разделением труда [9, c.502].
Еще одна острая проблема - отсутствие системы работы с подчиненными. Хаотичные совещания, несвоевременная подача отчетов, их неудачная форма - неутешительные последствия такого подхода.
Укажем, что спланировать работу - это еще не все. Говорят, что в современную эпоху тайм-менеджмент - это не столько планирование, сколько борьба. Речь идет об одной из наиболее болезненных проблем наших компаний - отвлечениях. Негативные последствия влекут за собой отвлечения для менеджеров среднего звена, ведь они - своеобразный связующий элемент в бизнес-системе компании. Они ощущают на себе влияние с двух сторон. По опросам, основным источником отвлечения является руководство. И основная причина этого - снова таки в отсутствии правильных стандартов работы. Многие руководители считают, что они сами и являются правилом для компании. Другой источник отвлечения - клиенты. Существует ряд организационных и психологических проблем, не позволяющих наладить эффективное взаимодействие с ними.
Под производительностью понимается, что работник выполнил поставленные перед ним задачи в нужном количестве, с необходимым качеством и в отведенный для этого промежуток времени. Эффективность использования времени свидетельствует, в какой мере работник выполнил задачи, которые:
а) приведут компанию к долгосрочным целям;
б) выгодны для нее именно в этот момент времени;
в) обеспечат достижение целей минимумом усилий.
В курсе тайм-менеджмента учат выполнять работу в рабочее время. Хватает ли человеку 40 часов рабочей недели для результативного выполнения работы? На сегодня в российских компаниях, как правило, принято работать сверхурочно. Во-первых, такое явление отрицательно влияет на эмоциональное и физическое состояние работника, особенно в долгосрочной перспективе. Во-вторых, не всегда такая работа означает, что будет достигнут ожидаемый результат. Ведь часто люди работают дольше с меньшей интенсивностью и значительными простоями, или это делается „для галочки”, чтобы не рассердить руководителя-трудоголика (трудоголизм здесь рассматривается в негативном значении).
Сегодня специалисты тайм-менеджмента обращаются и к научному подходу в организации труда. Согласно ему рабочий регламент может предусматривать:
10-минутные перерывы в работе;
полноценный перерыв на обед;
полноценный отпуск (24 дня);
8-часовой рабочий день.
Ресурсное состояние работника должно быть таким, чтобы после работы он мог посвятить себя личным делам. Ведь жизнь не заканчивается и не ограничивается работой.
Существует несколько видов планирования труда. Основные из них - оперативное и стратегическое планирование. К оперативному относят ежедневное планирование труда. Наш мозг может работать в двух состояниях: состоянии действия и состоянии анализа. Состояние анализа очень важно. Оно позволяет скорректировать наши действия, понять, где произошли сбои, по какой причине и как их в дальнейшем избежать. Ежедневное планирование и служит примером анализа работы, который позволяет преодолеть проблему „наступания на грабли”. Планировать свою работу обязательно надо каждый день утром, а в конце дня - проводить анализ. Когда поток задач очень большой, например, за день в банк может приходить до 200 электронных сообщений, следует в средине дня проводить сверку и краткий анализ выполненной работы.
Относительно стратегического планирования времени, то на него следует выделять 20% рабочего времени. И к задачам этой категории в тайм-менеджменте относят так называемые „важные-несрочные задачи”:
· улучшение подготовки;
· уход за собою;
· поиск новых возможностей;
· самообразование.
Наличие плана, но отсутствие отчета - еще одна проблема сегодняшнего дня. В зависимости от специфики деятельности компании и принятых правил, отчитываются за неделю, месяц, реже - квартал, а иногда и раз в год. Если не принимать во внимание, что периодичность отчетности зависит от опыта подчиненных, то рекомендуем вводить в практику работы недельные отчеты. Именно это позволит руководителю осуществить план-фактное управление и держать руку „на пульсе”.
Дни недельного планирования и отчетности определяются, исходя, опять таки, из специфики деятельности компании. Как правило, работу планируют в понедельник, в пятницу - подбивают итоги и составляют отчет. Может применяться вариант „пятница - пятница”, когда в один день закрывается минувшая неделя и планируется работа на следующую. Если компания работает в выходные или информации поступает очень много, может использоваться такая схема: понедельник - подведение итогов, вторник - планово-отчетный день. Каждый из приведенных вариантов имеет сильные и слабые стороны.