Время в управлении
Одним из критериев, по которому отличают успешного человека или компанию, является вопрос: он управляет своим временем или время управляет им? В каком режиме существует компания: реагирования или плановости? В какой части своей жизни вы находитесь больше времени: плановой или не плановой? Знаете ли вы, какие задания, в какое время, сколько и кому выполнять для разных периодов времени? Ответ на эти и другие вопросы помогает сформировать система корпоративного тайм-менеджмента, с которой вы получите власть над временем - ключевым ресурсом бизнеса.
Одной из наибольших проблем российских компаний сегодня является отсутствие стандартов в организации работы, в целом, и в управлении временем, в частности. Если они и разработаны в отдельных компаниях, то это преимущественно представительства западных корпораций или отечественные фирмы, которые активно обучаются [3, c.326].
Любые проблемы, возникающие в компании, нецелесообразно решать по отдельности. Следует делать это комплексно. Отдельный тренинг или консультация не наладят процесс, если отсутствует „поставленный” менеджмент, система бизнес-целей, корпоративная культура, правила работы, правила взаимодействия. И в этом случае проблемы могут приобретать угрожающие масштабы для бизнеса.
Особенно это касается компаний, которые находятся на этапе роста. Количество людей во многих из них возрастает на 70-100% в год. Изменение количества персонала требует, как минимум, разработки правил взаимодействия, для поддержания управляемости бизнеса, или же пересмотра стандартов менеджмента, если такие уже были созданы.
Чем ниже человек находится на иерархической лестнице, тем более негативно сказывается на его работе отсутствие установленных правил работы. Его, соответственно, не так организовали, не те задачи поставили, несколько раз изменили задания, то поставили десять задач - то ни одной. С ростом компании такая неразбериха лишь увеличивается.
Проблемы управления временем усиливаются недостатками в системе управления персоналом, когда, например, нарушаются принципы единоначальства и т.п. Таким образом, исполнители работают в состоянии постоянного стресса. Новая информация, попадающая в неналаженную систему, - лишь усиливает стресс и углубляет существующие проблемы.
Тайм-менеджмент облегчит работу всего персонала, сделает ее более эффективной, если он будет рассматриваться системно и фиксироваться на уровне стандартов работы в компании и одновременно дополнять стандарты в других составляющих менеджмента, как, например, организации продаж, управление людьми и т.п. Необходимо привлечь к процессу руководителей, их решения и контроль. Не следует пускать этот вопрос на самотек. Это то из заданий, которое руководство не должно делегировать. Иначе можно будет говорить лишь об эффективности отдельных работников, а впечатляющего корпоративного прорыва достичь не удастся. Если вы планируете свою работу, а двое ваших коллег этого не делают, ни у вас, ни в рамках компании кардинальных изменений не произойдет.
Дословно „тайм-менеджмент” означает „управление временем”. На самом же деле временем управлять невозможно, так как время - это объективная категория, существующая вне нашей зоны влияния. Каждый человек имеет на входе 24 часа, а на выходе получает разные результаты. Таким образом, управление временем, по сути, - это управление результатами труда, своей деятельностью или деятельностью других людей. Поэтому курс тайм-менеджмента - об управлении собой, своей жизнью. И искусство тайм-менеджмента сводится к тому, какие задачи, в каком количестве, каким образом выполнить в рамках существующего времени.
Анализируя проблематику организации времени в компании, консультанты выделяют корпоративный и личный тайм-менеджмент. Они тесно взаимосвязаны (читайте выше). Исследуя свои временные ресурсы, человек часто понимает, что потери его личного времени непосредственно связаны с неэффективностью всей корпоративной системы управления. И наоборот: вся компания может страдать от неорганизованности ее отдельных работников. Личный тайм-менеджмент - это управление своими жизненными целями. Человек знает, чего он хочет от жизни, имеет свои ориентиры, в каком рабочем режиме он работает наиболее эффективно.
Идеальный вариант - когда компания строит свои цели с учетом целей своих работников. На практике же человек, приходя в компанию, сталкивается с определенными формальными и неформальными правилами в организации времени. Чтобы сбалансировать корпоративный и личный тайм-менеджмент, надо искать компромисс, выбирать оптимальный вариант сосуществования на основе изучения и понимания обеих сторон.
Исследования по использованию времени фиксируют неутешительную картину. Оказывается, что в среднем сотрудники от 50 до 80%(!) своего времени тратят на выполнение рутинных работ, авральные мероприятия или выполнение несвойственных им функций.
Тайм-менеджмент призван исправить данную ситуацию: выделить ключевые задачи каждого работника, зарезервировать на них время, защитить это время от неплановых и менее важных задач.