Управленческая информация в организации
Виды делового общения
Одним из способов определения управленческой информации и анализа ее влияния на организационные коммуникации является разделение видов делового общения на определенные группы.
По месту возникновения деловые общения могут быть разделены на две группы:
а) общения организации с внешней средой. Так, менеджеры организации вступают в деловые общения с поставщиками необходимых для организации ресурсов, потребителями продукции, законодательными и государственными органами, общественностью, профсоюзами. Необходимость такого общения определяется реакцией организации на возможность или угрозы, создаваемые факторами внешней среды;
б) общения, возникающие внутри организации в процессе совместной деятельности людей. Это основная часть коммуникаций в организации. В основе деловых внутренних общений лежит функциональное разделение управленческого труда и многообразие ролей менеджера в организации.
Говоря об информационных потоках, обеспечивающих деятельность организации, обычно представляем людей, выполняющих функции управления. Каждая функция управления обеспечивает свою сферу деятельности и в то же время взаимодействует с другими функциями.
В деятельности предприятия довольно часто большая часть информации, собранная для выполнения одной функции, необходима другим, поэтому дублирование усилий по сбору информации представляется неэффективным. Следовательно, при организации коммуникационных процессов необходимо стремиться к интеграции управленческой информационной системы.
Вторым важным признаком разделения управленческой информации являются каналы, по которым люди вступают в деловое общение. Работники организации как внутри ее, так и во внешней среде могут осуществлять деловое общение, используя формальные и неформальные коммуникации.
Формальные коммуникации представляют собой способ передачи официальной информации, имеющий отношение к деятельности организации.
Неформальные коммуникации можно назвать способом распространения «слухов». Этот вид делового общения позволяет передавать специально запланированную для быстрого распространения информацию или сведения, а также использовать различные каналы утечки нужной информации, характеризующей факторы внешней среды или отдельные проблемы внутреннего характера.
Такая информация оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию Льюиса 80-90% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самом предприятии.
Обмен информацией в процессе делового общения может осуществляться между лицами, находящимися на различных иерархических уровнях, т. е. в рамках вертикальных коммуникаций или между лицами одного уровня, т. е. в горизонтальных коммуникациях.
Управленческая информация в рамках вертикальных коммуникаций может передаваться по нисходящей линии, т. е. с высших уровней на низшие, а также по восходящей, т. е. снизу вверх.
Горизонтальные коммуникации обеспечивают обмен информацией между различными подразделениями одного уровня для координации их задач и действий.
Разновидностью вертикальных коммуникаций являются деловые отношения между руководителем и подчиненным, а также руководителем и рабочей группой.
Деловые общения по горизонтали могут быть представлены равноправными коммуникациями. Это, как правило, обмен информацией между менеджерами одного или разных подразделений, находящихся на одном иерархическом уровне.
Управленческая информация, система принятия решений, организация и контроль его выполнения сильно связаны между собой и представляют проблемы организационного проектирования. Модель процесса принятия решений позволяет установить, какая информация требуется для того, чтобы осознать необходимость принятия решения и принять его, оценить решение после того, как оно принято и внедрено. Это позволяет менеджеру определить, следует ли изменить принятое ранее решение и стоит ли предпринять меры для коррекции решения. Для этого менеджер использует различные виды делового общения.