Управленческая информация в организации

коммуникация деловое общение управленческое организация

Коммуникации - это то, без чего не может быть управления. В процессе совместной деятельности люди постоянно обмениваются информацией. Тем не менее, коммуникации - процесс очень сложный.

Исследования показывают, что руководитель от 5 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это время, которое руководитель тратит на процесс принятия и реализации управленческих решений, на мотивацию труда подчиненных. Следовательно, эффективность его деятельности зависит от умения обеспечивать коммуникации не только в собственной деятельности, но и в деятельности своих подчиненных. Это одна их самых сложных проблем в организации. Коммуникационные процессы осуществляют люди, работающие в организации. Любое общение между двумя или более людьми происходит с помощью информации. Такие общения имеют различную форму. Так, люди могут говорить в процессе личного общения, участвовать в совещаниях или собраниях, вести разговоры в "курилке" или за чашкой кофе, разговаривать по телефону или читать докладные записки, письма, отчеты и т. п. Все это примеры коммуникаций, возникающих в любой организации.

Возникает вопрос: какую информацию считать управленческой? И все ли виды коммуникаций следует организовывать менеджеру для эффективной работы? Очень сложно, да и не нужно анализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организациях. Для проектирования информационных потоков необходимо сосредоточить внимание на тех коммуникациях, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия в процессе управления. При этом важно помнить, что коммуникации - это не просто передача информации, а это обмен информацией между людьми. Термин «коммуникация» означает общение, взаимопонимание между людьми (словарь Вариха). Причем в ходе обмена обе стороны должны играть активную роль. Обмен информацией может произойти только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее.

По каким признакам следует отбирать информацию обмена для организации эффективных коммуникационных процессов? Поскольку деятельность менеджеров, так или иначе, связана с принятием решений, то и главным критерием отбора информации является ее причастность к этому процессу. Этот вид коммуникаций назовем деловым общением.

Деловое общение - есть передача мыслей, эмоций или сообщений одного или нескольких человек другому или другим людям в процессе принятия и реализации управленческих решений.

Все остальные виды общения между людьми в организации относят к процессу обмена информацией. Деловые общения составляют содержание организационных коммуникаций.

Однако, информация нужна не только для того, чтобы осознать необходимость принятия решения, подготовить и принять его, но также и для того, чтобы оценить решение после того, как оно принято и реализовано. Эта информация обеспечивает реализацию функции контроля над процессом выполнения решения. Такой вид коммуникаций называется обратной связью.

Профессор Филипп Льюис - специалист по обмену информацией в бизнесе - пишет: «Обратная связь - это опорная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено; информация (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверии к сообщению, его усвоении и согласии с сообщением". Следует понимать, что информация обратной связи возникает не только после принятия решения. Она может возникать и в процессе делового общения, т. е. в момент подготовки принимаемого решения. Информация, связанная с контролем, позволяет менеджеру определить, как выполняется или выполнено принятое решение, следует ли изменить принятое решение и стоит ли предпринять меры для корректировки принятого решения.

Информация, поступающая по каналам обратной связи в процессе делового общения, необходима руководителю, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято.

Особое место при организации эффективных процессов коммуникации занимает информация, напрямую не связанная с принятием решений и контролем их выполнения. Эта информация обеспечивает коммуникации в неформальных группах или неформальных контактах (устных, письменных) между двумя лицами. Часто данный вид информации называют «слухами». Однако по неформальным каналам передаются не только слухи. Например, общение членов такой неформальной группы, как «кружки качества», не является процессом распространения слухов. Потому неформальные коммуникации необходимо рассматривать более широко.

Перейти на страницу: 1 2


Меню