Описание процесса

Подразделение

Входные данные

Выходные данные

1

2

3

4

1 Определение потребности в документации

Подразделения

Требования СМК в соответствии с международным стандартом ИСО 9001: 2008, ИСО/ТУ 16949-2009, требования потребителей и других заинтересованных сторон, требования, предъявляемые к технологическим процессам

Заявки от подразделений на закупку внешних документов. Акты ревизий внутренних документов, планы переработки документации, планы КД и ПД, приказы, распоряжения о разработке документов, требования потребителей, требования законодательства РФ

2 Обеспечение внешними документами

ТУ, УЭП, ЮУ

Заявки от подразделений на закупку внешних документов

Договоры информационно-справочное обслуживание. Справочная правовая система "Гарант". Внешние документы

3 Разработка внутренних документов

Подразделения - разработчики

Акты ревизий внутренних документов, планы переработки документации, планы КД и ПД, приказы, распоряжения о разработке документов, требования потребителей, требования законодательства РФ

Утвержденные документы

4 Регистрация документов

ТУ, УГЭ, УАМ, УГМ

Внешние документы Утвержденные внутренние документы

Зарегистрированные документ, документы о введении в действие, журналы регистрации

5 Учет и рассылка

Подразделения - держатели подлинников (оригиналов)

Зарегистрированные документы, документы о введении в действие, журналы регистрации

Учтенные копии документов, листы рассылки, сопроводительные письма о рассылке, перечни действующей документации

6 Ознакомление с внутренними документами

Подразделения - пользователи

Учтенные копии документов на бумажном носителе, листы рассылки, сопроводительные письма о рассылке

Листы ознакомления

7 Применение, контроль выполнения требований и хранение

Подразделения

Копии документов на бумажном носителе, листы рассылки, сопроводительные письма о рассылке документов, перечни действующей документации, графики проверок, графики внутренних аудитов, распоряжения о назначении ответственных за документацию в подразделениях

Отчеты, акты по результатам проверок, записи, распоряжения о нахождении документации в подразделениях

8 Проверка документов на актуальность

ТУ, ЮУ, подразделения - разработчики

Договоры на информационно-справочное обслуживание Документы, листы несоответствий, отчеты, акты, записи

Информация об актуальности внешних документов Акты ревизий, планы КД и ПД, планы переработки документации, распоряжения о продлении срока действия документов Предложения по улучшениям

9 Внесение изменений во внешнюю и внутреннюю документацию, пересмотр внутренней документации

ТУ, подразделения - разработчики

Информация об актуальности внешних документов, изменения к внешним документам. Акты ревизий, планы КД и ПД, планы переработки документации, распоряжения о продлении срока действия

Изменения к внутренним документам, пересмотренная внутренняя документация. Листы регистрации изменений. Листы рассылки. Листы ознакомления с изменениями. Перечни действующей документации

10 Отмена и изъятие из обращения

ТУ, ЮУ, подразделения разработчики, подразделения - пользователи

Акты ревизии, информация об актуальности внешних документов, перечни действующей документации Приказы, распоряжения, письма об отмене документации

Изъятая и возвращения разработчику (держателю подлинника) документация

11 Анализ и улучшение

ТУ, ЮУ, подразделения - разработчики, подразделения - пользователи

Информация об актуальности внешних документов. Акты ревизий, планы КД и ПД, планы переработки документации, распоряжения о продлении срока действия документов Предложения по улучшениям

Анализ управления документацией и записями. Приказы, распоряжения, программы по улучшениям