Внутренние методы коммуникаций и их характеристики
Во всех организациях наряду с внешними методами общения существуют внутренние (рис. 2.2.), которые на предприятии можно разделить на три группы [9, с.20]:
Рис. 2.2 Внутренние методы коммуникации
. Менеджеры и инспекторы. Общение «один - на - один» с менеджером или инспектором.
. Представители. Общение через представителя, который может быть членом комитета сотрудников, быть избранным профорганизацией цеха, уполномоченным представлять интересы сотрудников на совете работников, членом производственного комитета, комитета по мерам безопасности, либо просто коллегой.
3. Массовые методы. Люди получают информацию через доску объявлений, издаваемые компанией газету или журнал, информационные бюллетени менеджера, буклеты, циркуляры; при посещении массовых собраний, получении адаптированной версии годового отчета компании, прослушивании сообщений через громкоговорители, внутреннюю справочную службу или при просмотре фильмов и программ кабельного телевидения.
Рассмотрим массовые методы более подробно.
Доска объявлений. Важно расположить ее в удачном месте, чтобы можно было не только пройти мимо, но остановиться и прочесть, - т.е. на входах на предприятия, в офисы, столовые. Стендов должно быть два или один, разделенный на две части. Одну можно как- то выделить и использовать для размещения срочной и новой информации. Через несколько дней, если объявление продолжает представлять интерес, его можно переместить в другую часть стенда со справочной информацией. За поддержание порядка на каждой доске объявления должен быть назначен ответственный. Объявления должны быть подписаны конкретным человеком, а не "фирмой". При составлении объявления руководители должны отдавать себе отчет в том, как оно будут передавать его содержание лично человеку в цехе или офисе.
Внутренние журналы и газеты компании. Они должны преследовать следующие цели:
1. служить массовым средством разъяснения служащим деятельности компании и ее политики;
2. помогать служащим почувствовать себя причастными к деятельности компании;
3. создавать атмосферу адекватного восприятия перемен.
Идеальная периодичность издания - один раз в неделю или две. Престижный журнал можно присылать служащему домой (иногда за номинальную плату). Информационный бюллетень должен быть бесплатным: материалы в нем должны быть необходимы служащему, чтобы он захотел их прочесть, и в этом случае в интересах руководства сделать бюллетень как можно более доступным. Для распространения обычных выпусков газеты и информационного бюллетеня можно воспользоваться лотками для распространения листовок [10, с.79].
Площадь в корпоративных газетах должна быть разделена на три части: треть отводится новостям, влияющим на работу каждого человека; треть - усовершенствованиям и изменениям в условиях найма и треть - неофициальным мероприятиям.
Информационный бюллетень руководителя. В крупных организациях, где в газете освещается широкий спектр деятельности, могут потребоваться дополнительные организационные меры, и тогда начальник отдела может прибегнуть к общению в письменной форме со всеми служащими данного подразделения. Неоценимую помощь оказывают информационные бюллетени начальника отдела, рассылаемые всем служащим отдела. Частота выхода информационного бюллетеня - не реже раза в месяц.
Схемы отчетности. Люди должны знать кто начальник и кто начальник их начальника. Каждый работник должен иметь копию схемы отчетности, принятой в его отделе, в которой указаны имя начальника и тех, кто перед ним отчитывается.
Справочник служащего. Каждый служащий должен получить справочник, в котором записаны основные правила и организационные меры, касающиеся этого человека. Все должно быть изложено предельно кратко, но могут прилагаться буклеты, посвященные конкретным темам.
Системы передачи информации через громкоговорители. Основная опасность таится в том, что ими будут очень усилено пользоваться. Они не подходят для доведения политики компании до сотрудников, потому что слушающий не видит говорящего, не говоря уже о том, что не может задавать вопросы.
Внутренняя информационная служба. В некоторых крупных компаниях используется система телефонной информационной службы, когда любой работник может набрать внутренний номер и прослушать записанное на пленку сообщение о текущей деятельности организации, о показателях продаж, либо обоснование каких- то новшеств. Кое-где применяется система, когда человек задает вопрос, вопрос записывается, и через некоторое время на него можно получит ответ.
Массовые собрания. Они хороши тем, что это единственный практический способ сделать так, чтобы служащие могли выслушать представителей высшего руководства "живьем". Массовые собрания не работают на достижение понимания главным образом потому, что люди не будут задавать вопросов; собрания не заменяют инструктивных совещаний.
Годовой отчет для работников. Публикация годового отчета компании дает людям реальную возможность понять всю необходимость и важность их работы. В отчеты для работников может входить информация о них самих, длительности срока службы, статистика по вопросам техники безопасности и пропусков работы и времени, потраченного на разрешение трудовых конфликтов. Это особенно полезно, если цифры сравниваются по регионам или по отделам. Опыт показывает, что лучше всего отчеты раздавать на инструктаже или перед массовым собранием. В этом случае можно быть уверенным, что отчет получат все, и каждый сможет при необходимости задать вопросы.