Организация документооборота и его характеристика. Пути совершенствования документооборота
Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и исполнения документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.
Он выполняет все функции системы коммуникации в учреждении. Его цель - обеспечение движения комплексов документов в процессе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Задача совершенствования документооборота - организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ.
Для оценки и анализа документооборота применяются качественные и количественные показатели.
Качественные показатели:
· используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);
· организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота);
· особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока).
Количественные показатели:
· объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц);
· удельный вес каждой группы документов в общем документообороте;
· плотность документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени;
· физический объем конкретного документа - размер его текста;
· продолжительность документооборота - скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота.
Для рационального документооборота следует руководствоваться следующими принципами:
. Прямоточность предполагает, что перемещение документов должно осуществляться по наиболее короткому пути, без возвратных перемещений
. Непрерывность подразумевает непрерывную подачу документов на тот уровень, на котором по ним принимается решение.
. Ритмичность означает равномерность движения потоков документов, подчинение его наиболее приемлемому ритму движения.
. Параллельность предполагает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа - сократить время прохождения документа.
. Пропорциональность подразумевает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов.
. Самостоятельность и ответственность означают, что при всех действиях - направлении, распределении, согласовании, подписании и других - необходимо исходить из функций организации и ее структурных подразделений, компетенции работников.
Среди методов совершенствования документооборота можно выделить две группы: сокращение объема документооборота и совершенствование технологии документооборота.