Организация документооборота и его характеристика. Пути совершенствования документооборота

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Он выполняет все функции системы коммуникации в учреждении. Его цель - обеспечение движения комплексов документов в процессе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Задача совершенствования документооборота - организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ.

Для оценки и анализа документооборота применяются качественные и количественные показатели.

Качественные показатели:

· используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);

· организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота);

· особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока).

Количественные показатели:

· объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц);

· удельный вес каждой группы документов в общем документообороте;

· плотность документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени;

· физический объем конкретного документа - размер его текста;

· продолжительность документооборота - скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота.

Для рационального документооборота следует руководствоваться следующими принципами:

. Прямоточность предполагает, что перемещение документов должно осуществляться по наиболее короткому пути, без возвратных перемещений

. Непрерывность подразумевает непрерывную подачу документов на тот уровень, на котором по ним принимается решение.

. Ритмичность означает равномерность движения потоков документов, подчинение его наиболее приемлемому ритму движения.

. Параллельность предполагает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа - сократить время прохождения документа.

. Пропорциональность подразумевает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов.

. Самостоятельность и ответственность означают, что при всех действиях - направлении, распределении, согласовании, подписании и других - необходимо исходить из функций организации и ее структурных подразделений, компетенции работников.

Среди методов совершенствования документооборота можно выделить две группы: сокращение объема документооборота и совершенствование технологии документооборота.


Меню