Хранение документов

Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.

Система хранения документов в ПУМБ строится следующим образом: на основании организационной структуры банка утверждается классификатор индексов. Оргструктура строится таким образом, чтобы в последующем Классификатор можно было лишь дополнять, а не переделывать заново. Так, например, Главе Правление присваивают индекс 1, а всем его подчиненным (Зам. Главы Правления, главному бухгалтеру и др.) - от 2 до Х.

На основе Классификатора индексов в банке издается номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения, с указанием сроков их хранения. Каждая папка номенклатуры дел имеет сбоку наклейку с указанием индекса.

В начале каждого года начинается формирование документов в дела. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в ПУМБ формируются децентрализовано в структурных подразделениях. Номенклатуру дел формируют следующим образом: используют разную служебную информацию, например дату начала дела или порядковый номер тома: 2-1-1-01001/1 - первый исходящий документ операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, том 1;

-1-1-010104/1 - первый исходящий документ операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, дело начато в январе 2004 г.

По истечении 1 года после завершения дел проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив. Однако не все из них поступают на хранение в архив. В архиве хранятся документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет. Документы, имеющие временный срок хранения, хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.


Меню