Документооборот учреждения

Документооборот

- это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах «

движение документов»

, то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.

Единицей документооборота является документ.

Документ

является результатом документирования и определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.

Характеристикой документооборота является его объем

, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

В ПКМБ документооборот достаточно велик, поэтому объем документооборота достаточно сложно подсчитать хотя бы приблизительно, потому что в частном учреждении учет за данными показателями не такой строгий как на государственном.

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока

:

. Документопоток внутренних документов

, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции, служебные записки, акты и т.д.)

. Документопоток входящих

в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована его руководителю и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

. Документопоток исходящих документов

- информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)


Меню