Классификация документов предприятия

- документы по личному составу (приказы по личному составу - обязательный документ трудовых правоотношений; трудовые договоры - документы, фиксирующие соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующие их; трудовые книжки - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведутся на всех работников; личные карточки формы № Т-2 - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нём (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.) -является одним из основных документов по учёту персонала, который заводится на всех работников предприятия на постоянную или временную работу);

-финансово-бухгалтерские документы (счета, сметы, отчёты, квитанции) - являются основой хранения информации о перемещении финансовых средств и материальных ценностей.

3. По месту составления (происхождения):

· внешние - созданные за пределами предприятия,

· внутренние - составлены, исполняются и хранятся в пределах предприятия и не выходят за его стены, например, приказ «О проведении технического осмотра автомобильного парка»

4. По направлению движения:

· входящие - документы, поступившие на предприятие (по почте, по факсу, электронной почтой, курьером). В ООО «Атек» регистрацию ведёт секретарь: проверяет правильность доставки, регистрирует в журнале (если документ регистрируемый), ставит отметку о поступлении документа в организацию (№ и дата). Далее документ рассматривает руководитель и проставляет резолюцию. Затем создаются копии и раздаются исполнителям под роспись в журнале. Один экземпляр секретарь подшивает в дело «Входящая корреспонденция».

· исходящие - это официальные документы, отправляемые из предприятия (по почте, по факсу, электронной почтой, курьером). Составленный на предприятии документ согласовывается, подписывается руководителем, регистрируется в журнале «Исходящая корреспонденция» и отправляется адресату. Второй экземпляр (копия) документа подшивается в дело «Исходящая корреспонденция».

5. По форме изложения:

· индивидуальные (справки, документы, содержание которых излагается в свободной ферме)

· трафаретные (к примеру, справка с места работы; часть документа, структура, стандартные фразы заранее подготовлены, остальная часть заполняется при составлении переменной информацией)

· типовые (создаются для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, используются во всех организациях),

· унифицированные (также имеется заранее напечатанная часть текста, но документы проходят обязательную процедуру утверждения, о чём должна быть сделана соответствующая отметка, например, ходатайство о временном размещении иногородних работников ООО «Атек» в местном общежитии).

6. По срокам хранения:

·постоянного хранения (бессрочно),

·долговременного хранения (свыше 10лет) - временного хранения (до 10 лет).

К документам постоянного и долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, а также организационные документы: услав, учредительный договор, протоколы заседаний, протоколы общих собраний, приказы руководителя по основной деятельности Сроки хранения большей части документов по личному составу (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учёта сотрудников, лицевые счета по заработной плате) хранятся 75 лет.

Бухгалтерские документы, за исключением лицевых счетов по заработной плате, годовых отчётов и балансов, хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. Переписка предприятия хранится, как правило, от 3 до 5 лет и на архивное хранение не передаётся, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем.

7. По времени выхода в свет (по стадиям):

·черновой документ (черновик) - рукописный или машинописный документ, отражающей работу автора над ним,

·редакция - варианты чернового документе, которые содержат различные смысловые отличия,

·проект - законченный вариант черновика, который направляется руководителю

·беловик (беловой документ) - оформленный по всем правилам и согласованный документ,

·подлинный документ - документ, достоверность происхождения которого подтверждают сведения об авторе, времени и месте его создания, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём. Подлинный документ, составленный в нескольких экземплярах (письма, договоры) называется умноженным подлинником или умноженным оригиналом.

Перейти на страницу: 1 2 3


Меню