Классификация документов предприятия
Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
Цель классификации документов:
1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственное исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.
2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.
Значение классификации документов:
.Обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве.
. Повышение оперативной работы с ними.
Использовав несколько источников, попытаемся классифицировать документы ООО «Атек».
Условно документы предприятия можно разделить на следующие группы:
. По способу документирования или по средствам фиксации:
· рукописные (написанные работником лично «от руки») - примерами таки; документов могут быть объяснительные записки, жалобы, претензии, заявления личные документы, чертежи и схемы.
· Печатные (для составления традиционных документов с помощью компьютера и последующим распечатыванием документов на принтере) - основная масса документов предприятия выполнена на компьютере, а так же печатные - созданные полиграфическим способом в типографии - на предприятии существуют бланки такого вида: доверенности, требования
- накладные, счет-фактура и другие.
· электронные (для обмена документами с помощью электронной почты без вывода на печать и хранения документов в виде файлов в памяти компьютера или на сменных носителях) - создаваемые документы фиксируются в памяти компьютера в определенных папках.
· фотодокументы - изобразительный документ, созданный фотографическим способом, фотография фиксирует момент события факта, поэтому фотодокументы, благодаря точности, наглядности имеют
большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности. На предприятии используются для фиксации дорожно-транспортных происшествий связанных со служебным транспортом и других случаев, где необходимы визуальные доказательства.
. По сфере использования или по видам документации:
- организационно - распорядительные документы - документы, в которых фиксируютрешения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти предприятий, организаций и должностных лиц. Организационно-распорядительная документация разделяется на три основные группы документов:
1) организационные или организационно-правовые (устав, положение, правила, штатное расписание, инструкции) - составляют правовую основу деятельности предприятия и содержат положения, обязательные для исполнения, разрабатывает организационные документы руководство предприятия или подразделения с привлечением юридической, кадровой и делопроизводственной служб, срок действия длится до их отмены или до утверждения новых, организационные документы относятся к наиболее важным документам предприятия, поэтому они после периода активного использования, как правило, передаются на архивное хранение;
2) распорядительные - официальные документы, в которых фиксируются решения вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий; организаций, их подразделений и должностных лиц; эти документы делятся на две группы: распорядительные документы, издаваемые единолично руководителем (приказы, распоряжения, указания) - подписывая их, руководитель несет всю полноту ответственности - и распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения (постановления и решения);
3) информационно-справочные (акты, письма, справки, протоколы, докладные и служебные записки, заявления, телеграммы, электронные и факсимильные сообщения и другие) - документы несут сведения, побуждающие принимать какие-либо решения, т. Е. они инициируют управленческие действия, позволяют выбрать тот или иной способ решения возникшего вопроса, играют вспомогательную роль по отношению к организационным и распорядительным документам, содержащаяся в них информация может повлиять на принятие управленческого решения или может быть лишь принята к сведению;