Функции документов предприятия

Главным образом приказы на предприятии выполняют управленческую функцию. Документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели -управление организацией.

Рассмотрим несколько примеров:

Приказ «Об оформлении документов при направлении работников ООО«Атек» в командировки и их ухода в течении рабочего дня по личным делам в целях обеспечения учета и рационального использования рабочего времени работников» создан с целью организации порядка оформления командировок и ухода в течении рабочего дня по личным вопросам; для этого в приказе регламентируется порядок действий: запись в журнале регистрации командировок и правила оформления увольнительных записок. В приказе так же рассмотрены методы дисциплинарного взыскания согласно Трудовому Кодексу РФ, накладываемые на работников в случае нарушения ими требований данного приказа. Таким образом, руководитель предприятия гложет контролировать рабочий процесс, иметь достоверные сведения о нахождении своих подчиненных

Приказ «О назначении ответственных лиц по ведению табельного учета на 2009г.» помогает организовать учет и использование рабочего времени в отделах и в целом по предприятию. Это позволяет распределить табельный учет по подразделениям, обязывает ответственных лиц по ведению табельного учета своевременно предоставить табели в бухгалтерию, лица несут ответственность за достоверность сведений. Приказ регулирует ведение табельного учета.

Приказ «О работе предприятия в выходные и нерабочие праздничные дни» организовывает бесперебойное функционирование предприятия в условиях минимального количества работников (согласно ст. 113 Трудового Кодекса РФ). В приказе распределяются обязанности между заместителями директора и начальниками подразделений для наиболее рациональной работы предприятия. Каждый регулирует свое подразделение, что в значительной мере облегчает трут руководителя предприятия.

На данном примере мы рассмотрели управленческую функцию приказов, где видно, как с помощью этих документов можно организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс.

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу: отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. К таким документам относятся приказы по личному составу.

Обязательное ведение кадровой документации, на предприятиях предусмотрев законодательством РФ.

Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности - отдельно от документов, содержащие сведения производственного характера.

Приказы по личному составу издаются руководителем, в них фиксируются сведения о кадрах:

прием на работу

перемещения по работе

увольнения с работы

установление должностных кладов

отпуска

командировки

изменение фамилий

поощрения

взыскания и т.д.

Приказы по личному составу, как и приказы по основной деятельности, выполняют тот же ряд общих и специальных функций.

Приказы «О совмещении профессий» или «Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника» наделяют назначенных работников определенными правами и обязанностями на время болезни или отпуска замещаемого сотрудника, с согласия работника и с учетом увеличения обязанностей работник в праве рассчитывать на оплату дополнительного труда, тем самым выполняют правовую функцию, а тая же тесно связанную с ней управленческую.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы), что указывает на учетную функцию этих документов. Это приказы «О приеме на работу», «О перемещении по работе», «Об увольнении с работы» и т.д.

Изучив функции приказов ООО «Атек» хотелось бы особо выделить их главную функцию - управленческую. Все перечисленные функции могут быть присущи какому-либо документу в разной степени, а могут и отсутствовать, являясь специальными. Приказы не зависимо - по личному составу либо по основной деятельности, первоначально создаются руководителем с целью влиять на управленческий процесс. Затем следует правовая функция, т.к. она непосредственно связана с управленческой. При создании подобного рода документов, пользуются Кодексами РФ и другими нормативными актами.

На предприятии создается и действует большое количество самых различных документов. Так или иначе, каждый руководитель сталкивается с необходимость составлять, читать, руководствоваться или хранить служебные либо личные документы. Колоссальное количество документов функционирует в производственной сфере. С помощью управленческой документации осуществляется планирование финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления.

Перейти на страницу: 1 2 3


Меню