Функции документов предприятия
Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решена по производственным, финансовым, кадровые (личному составу), административно-хозяйственные вопросам и создается на предприятии независимо от организационно- правовой формы и сферы деятельности и игра очень важную роль в управлении. К таким документам относятся приказы.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения производственных задач.
Приказ - это основной распорядительный документ. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим и подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Приказами оформляются: -порядок деятельности предприятия -решения и поручения по организации работы -организационные мероприятия -итоги работы -результаты ревизий.
Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.
Рассмотрим, какими же функциями обладают приказы по основной деятельное ООО «Атек» на примере наиболее часто встречающихся. Без сомнения все они обладают рядом общих функций, присущих все документам без исключения.
Все они содержат зафиксированную информацию, которую можно хранить, передавать, являются источником информации, таким образом, выполняют информационную функцию.
Приказы могут быть средством связи между организацией и другими общественными структурами. Например: приказ «О проведении уборки территории, закрепленной за ООО «Атек» Здесь предприятие назначает ответственных за проведение подготовки, согласовывает с администрацией города план совместных действий, в итоге происходит общение между ООО «Атек» и администрацией. В приказе «Об организации технического обслуживания оборудования и технических средств» согласовывается взаимодействие работников организации и фирм, занимающихся техническим обслуживанием, передается информация о действиях работников при неисправностях. В этом выражается коммуникативная функция приказа, так как информация передается от объекта к объекту, между ними возникает общение.
Приказы «Об обеспечении работников предприятия форменной одеждой», «Об установлении персональных надбавок руководителям и работникам» выполняют социальную функцию, потому что создаются для удовлетворения потребности как общества в целом, так и его отдельных членов, характеризует общественную и социальную сферу жизни.
Культурная функция выражена в приказе «О надзоре за техническим состоянием зданий и сооружений», где говорится о необходимости проведения своевременного косметического и других видов ремонта, так как здание является элементом архитектуры города .
Самой общей функцией для всех документов является хранение, и передача информации во времени и пространстве,
Приказы помимо общих, присущих всем документам, обладают и специальными функциями, которые присутствуют только у отдельных категорий.
Следующая функция - учетная. Это способность документа давать количественную характеристику информации, связанную с хозяйственными и иными социальными процессами с целью их учета и анализа, например приказ «О проведении инвентаризации мебельного цеха», в котором учитывается необходимое количество инструмента, необходимого для изготовления продукции.
Одной из специальных функций приказов является правовая. Она присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правоотношений; это документы устанавливающие, закрепляющие и изменяющие правовые нормы и правоотношения, или прекращающие их действия, а так же документы, влекущие за собой юридические последствия.
Примером документа, обладающего правовой функцией является приказ «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка». Здесь вносятся изменения в график работы сотрудников, в связи с увольнением работника данной категории, появилась необходимость заполнить освободившееся рабочее место существующим персоналом, соответственно оплата труда при этом повысится.
Приказ «О режиме труда и отдыха в 2009 году» является непосредственным носителем правовой функции, гак как служит основой всего рабочего процесса предприятия. Здесь указаны категории работников и для каждой категории работников определены графики работы, часы рабочего времени и времени отдыха, тем самым обозначается право человека на труд и отдых. В случаях нарушения трудовых прав работник может обратиться лично или письменно в инспекцию труда, которая ведет прием и рассматривает соответствующие заявления: письма, жалобы и иные обращения граждан. Очевидно, что разбирательство любого спора, а так же нарушения прав работника сопровождается предоставлением определенных документов. Некоторые документы могут приобретать правовую функцию на время, в случае если они используются как доказательства в суде.