Функции и классификация документов ООО Атек
Каждое предприятие имеет определенную структуру внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и сотрудниками, внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти.
Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведение его до исполнителя.
Служебная деятельность человека в любой сфере требует создание и использование письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового сообщения. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации - называют документированием управленческой деятельности
Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы - это специфические материальные объекты, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а так же последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.1
Документ сочетает в себе две составляющие - информационную и материальную.
Информационное свойстве документа - это его способность передавать и сохранять содержащуюся в нем информацию. К информационным относятся следующие свойства документа:
уникальность или типичность информации
значимость организации или лица - автора документа
повторяемость информации в других документах
достоверность информации
актуальность информации
полнота информации
конфиденциальность
Материальная основа документов определяет его эксплуатационные свойства, ним относятся:
долговечность
способность противостоять различным неблагоприятным факторам (воздействиям окружающей среды, механическим воздействиям, взлому(для электронных документов)).
Материальные свойства определяют сохранность документа и в некоторых случаях влияют на подлинность документа
Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших свое значение и в настоящее время. Выделяются общие и специальные функции.
К общим функциям документов относят:
информационную (являются источником и носителем информации)
коммуникативную (помогают организовывать обмен информацией и общение)
социальную(характеризуют социально-экономическую, политическую,
общественную и другие сферы жизни государства и его граждан)
культурную(являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи)
К специальным функциям документа относят:
управленческую (позволяет организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс)
правовую (служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и удостоверяя показатели и сведения)
учетную (накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности)
историческую (являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов)
организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений)
Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию. Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе содержания, формы составления и других признаков с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве
Условно документы можно разделить на следующие группы:
По способу документирования:
рукописные
печатные
электронные
кино-, фото-, фотодокументы.
По сфере использования:
организационно-распорядительные
финансово-бухгалтерские
научно-технические
по труду
отчетно-статистические
По месту составления:
входящие (поступившие в организацию)
исходящие (отправляемые из организации)
внутренние (составленные и используемые в самой организации)
По грифу ограничения доступа:
открытые (несекретные)
с грифом ограничения доступа По происхождению:
служебные (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке)
личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными)
По форме изложения:
индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме)
трафаретные (одна часть документа подготовлена, другая заполняется при составлении)
типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций)
По срокам хранения:
постоянного хранения (бессрочного) -долговременного хранения (свыше 10 лет) -временного хранения (до 10 лет)
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные комплексы документов: -организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции правила внутреннего трудового распорядка)
распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решение.
документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки ф. Т-2,лицивые счета по зарплате, трудовые книжки)
финансово-бухгалтерские документы предприятия (годовые отчеты, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета и ДР)
информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.)
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.н.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
Как и во всякой классификации, в этой исторически сложившейся системе есть недостатки. Так документы из одного комплекса могут быть отнесены к другому, например, договор, а равной степени может быть отнесен к финансово-бухгалтерской группе и к коммерческой.
В зависимости от объективных и субъективных факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.
Главная цель работы заключается в том, чтобы изучать функции создаваемых приказов выбранного предприятия - ООО «Атек» и попытаться провести классификацию документов.
Для достижения первой части цели (изучение функций приказов) в первой главе работы будет изучена организационно-распорядительная документация, конкретно выделены приказы предприятия по основной деятельности и личному составу, которые являются распорядительными документами. В хода изучения будут рассмотрены общие и специальные функции этих документов и выявлено, что основной функцией приказа является управленческая. Документ является инструментом управления. Поскольку специально создан для этой цели - управление организацией. Также при изучении документации ООО «Атек» и различных литературных источников будет рассмотрена полифункциональность документов, т.е. возможность одного документа выполнять различные функции: управленческую, правовую, культурную, социальную, коммуникативную и другие,
Для достижения второй части цели (провести классификацию документов ООО «Атек») во второй главе работы будет изучена общая схема классификации документов. На её основе будет проведена классификация документов предприятия и приведены примеры по различным подразделениям. Будет доказано, что классификация позволяет выработать определённые методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях. Организовать документы в делопроизводстве.